Banquetes
Los diferentes eventos sociales o institucionales se pueden complementar con una oferta de alimentos y bebidas que estará condicionada por dos factores fundamentales:
a) los deseos del cliente y sus posibilidades, y b) el tipo de evento.
De acuerdo con la Real Academia Española y con el Diccionario de hostelería y turismo, la palabra ‘banquete’ significa “comida a la que concurren gran número de personas para la celebración de algún acontecimiento”.
En el campo de la organización de eventos y banquetes, y en un sentido amplio, se conoce bajo el nombre de BANQUETES a TODO TIPO DE SERVICIO [de alimentos y bebidas] que ofrecen los restaurantes y hoteles fuera del servicio normal del comedor o bar y requiere ciertas condiciones preestablecidas, unas por parte de la empresa donde se realiza el servicio y otra por los contratantes.
En este mismo sentido, Gustavo Rueda indica que BANQUETE es un tipo de evento en el que prevalece el servicio de alimentos.
No obstante, la palabra BANQUETE, en un sentido estricto, refiere también a un tipo específico de evento en el cual el aspecto protocolar y/o festivo-ceremonial determinan sus características específicas. De este modo, el mismo profesor Rueda lo define como:
Una fiesta FORMAL, de larga duración, donde se brinda el servicio de alimentos y bebidas a las personas que se encuentran sentadas.
Tipos de banquetes
COFFEE BREAK / REFRIGERIO:
La expresión coffee break refiere a un RECESO para tomar café. Es un tiempo de descanso entre sesiones de trabajo, cuya duración generalmente es de 10 a 30 minutos. En su versión más elemental, el servicio de coffee break está compuesto por una selección de bebidas no alcohólicas: café, té, jugos, refrescos y agua. No obstante, puede ser complementado con algún REFRIGERIO consistente en pastas secas, pastelería dulce, bocadillos salados a base de pan o masa hojaldrada, quiches o tartaletas, entre otros. La oferta de AyB, así como la cubertería, cristalería y vajilla se disponen atractivamente sobre la mesa, donde los asistentes se sirven por sí mismos y la consumen mientras permanecen de pie. No es necesaria una brigada de servicio, pero sí se recomienda la asistencia de uno o varios mesoneros para desbarasar la mesa. Entre los implementos necesarios para este servicio se contemplan los siguientes:
• Vajilla, cubertería y cristalería completa de acuerdo con la oferta de AyB
• Servilletas
• Tablón y mantelería para el montaje
• Utensilios para el servicio de bebidas (termos, enfriadores, cubos para hielo, entre otros)
CÓCTEL:
Tipo de evento en el que prevalece el consumo de bebidas (alcohólicas y no alcohólicas) acompañado por pasapalos: canapés, hors d’oeuvres fríos y calientes. Es un evento informal o semiformal, de corta duración, donde los asistentes suelen permanecen de pie, aunque hay modalidades en las cuales se disponen bares móviles o mesas. El servicio es en bandejas. Se requiere una brigada de servicio cuya composición se hará en función de la cantidad de invitados y el tipo de alimentos. Algunos de los implementos necesarios para los cócteles son:
• Cristalería completa de acuerdo con la oferta de bebidas
• Servilletas
• Tablones y mantelería para el servicio (bar y aparador)
• Utensilios para el servicio de alimentos (bandejas para pasapalos, chafing dishes para pasapalos, bandejas para mesoneros, hornos, cocinillas, enfriadores, cocinilla, horno.)
BAILES:
Algunos hoteles y establecimientos turísticos organizan este tipo de evento como parte de la programación especial para los huéspedes. Otras veces, empresarios se valen de este tipo de evento para presentar agrupaciones musicales o artistas. En este tipo de banquete, predomina el servicio de bebidas, acompañado por una sencilla oferta de alimentos, basada fundamentalmente en pasapalos. Los asistentes cancelan el valor de la entrada y el monto de su consumo.
Existe también la modalidad de cena bailable. En este caso, la oferta de alimentos es concertada con el organizador, por tanto, tiene un precio único y puede servirse plateado o tipo buffet. La composición de la brigada de servicio es similar a la de un restaurante. El montaje de las mesas se hace en atención al tipo de AyB que se ofrezca.
DESAYUNOS, ALMUERZOS Y CENAS:
Se emplean como complemento en diferentes eventos sociales o institucionales. Se caracterizan por constar de un menú concertado con el cliente, de oferta reducida y precio fijo, consistente en entrada, plato principal y postre. En algunos casos este menú es “cerrado”, es decir, se presenta sin opciones; en otras ocasiones, ofrece dos o tres alternativas por cada categoría. Por lo general, el servicio es plateado, pero por razones logísticas, a veces se presenta a manera de buffet. La brigada de servicio es similar a la del restaurante y en las mesas se coloca la cristalería, vajilla y cubertería que corresponda.
Organización del departamento de banquetes
En un hotel, agencia de festejos o centro de convenciones, los esfuerzos de las personas necesarias para realizar la planificación, organización y ejecución de un evento o banquete, están divididos en tres áreas: área administrativa, área de producción y área de servicios.
Gerente de Banquetes
Al Gerente de Banquetes le corresponde la responsabilidad máxima del departamento y depende en jerarquía del Gerente de Operaciones y/o del Gerente General del establecimiento de alojamiento turístico (hotel). Tiene la responsabilidad de planificar, organizar y ofertar todos los servicios de banquetes que ofrezca el establecimiento, por lo que el cargo REQUIERE UNA CONDICIÓN DE AUTÉNTICO VENDEDOR, estableciendo una relación cordial y profesional con la clientela y con una preocupación grande por la consecución del negocio dentro de los procedimientos y normas establecidos por la Gerencia General del hotel. Para ejercer sus funciones, cuenta con un equipo de personas que se distribuye entre las tres áreas que conforman el Departamento, así como con el apoyo del SUBGERENTE DE BANQUETES, quien tiene sus mismas responsabilidades y lo suple en caso de ausencia.
RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS DEL GERENTE DE BANQUETES:
• Conocer el AMBIENTE FÍSICO O ARQUITECTURA DEL HOTEL en especial las áreas o salones para eventos y banquetes conociendo el AFORO de los mismos y los diferentes MONTAJES Y DECORACIONES posibles.
• Conocer el INVENTARIO actualizado y de su MANTENIMIENTO, los cuales indicarán cuáles se pueden realizar o deberán alquilarse para cumplir con el cliente:
1. MOBILIARIO: mesas, sillas, tarimas, tableros, toldos
2. EQUIPO: cocinas y bares para banquetes, equipos de audio, etc.
3. MATERIALES: cristalería, vajillas, cubertería y platería, cheffindish
• ASESORARSE con la Gerencia General en caso de eventos de carácter muy especial solicitado por algún cliente antes de ser contratado y que pudiera comprometer el prestigio o imagen del hotel.
• Mantener un Manual de Banquetes que debe contener lo siguiente:
1. Planos arquitectónicos de las áreas y salones para banquetes
2. Capacidad y montaje para diferentes clases de servicios
3. Álbum fotográfico de montajes, muestrarios, emplatados, exposiciones, etc.
4. Lista de costos y precios de los restaurantes y bares del hotel
5. Lista de costos y precios de venta para los banquetes para:
a. Coffe break
b. Desayunos, almuerzos y cenas
c. Bailes
d. Cenas cocktails
e. Buffets
6. Costos y precios de ventas de bebidas por botellas
7. Precios de descorches
8. Precios de alquiler de salones
9. Precios de alquiler de material y equipos (incluyendo complementarios)
10. Lista y precios de contratación para el personal extra.
11. Lista y precios de los proveedores
12. Archivo de memorandos internos relacionados con instrucciones y/o políticas del hotel
13. Papelería de la Gerencia de Banquetes: modelos de cartas (agradecimientos, recordatorios, aniversarios, ofertas de servicios), formularios (ordenes de servicios, presupuestos, facturas).
• CONTROL ADMINISTRATIVO de los eventos:
1. CONTROL de los eventos
2. Libro de Banquetes: “RESERVA DE SALONES”
3. Elaborar PRESUPUESTOS de los eventos a solicitud del cliente de forma inmediata.
4. Elaborar el CONTRATO según las normas y políticas de créditos de la Gerencia, quien le indicará los límites mínimo y máximo para las transacciones.
5. Elaborar las ÓRDENES DE SERVICIO del evento para los otros departamentos
6. CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EXTERNOS (según la logística del evento): personal, equipo, mobiliario, etc.
7. SUPERVISIÓN GENERAL antes del inicio del evento
8. SUPERVISA LA FACTURACIÓN de los eventos
• Mantener RELACIONES PÚBLICAS con clientes habituales y/o tentativos.
• Elaborar INFORME junto con el 1er. Maitre sobre la evaluación de los eventos.
• Elaborar la CARTA DE AGRADECIMIENTO incluyendo si existió alguna anomalía antes de la reclamación del cliente.
• SEGUIMIENTO, ARCHIVO Y CONTROL DE EVENTOS REPETIBLES: institucionales – congresos, convenciones, etc.
• ORGANIZAR LOS EVENTOS PROMOVIDOS POR EL HOTEL: fiestas de fin de año, carnaval, empleados, aniversario del hotel, lanzamiento de un espectáculo.
• Conocer los PRECIOS DE LA COMPETENCIA que permita sugerir a la Gerencia cambios de estrategias.
• Llevar el HISTORIAL DE LOS EVENTOS pasados y futuros, que se presentará a la Gerencia en forma periódica.
• Proponer a la Gerencia PROMOCIONES COMERCIALES para nuevas ideas o innovaciones y no caer en la rutina.
El Área Administrativa
Se encarga de comercializar, controlar y administrar los espacios (salones y otros) con que cuenta el hotel para la realización de eventos especiales. Para ello, cuenta con Ejecutiva(o)s de Ventas para Empresas que visitan las instituciones, tanto públicas como privadas, para ofrecer los servicios. Sin embargo, por lo general, también atienden a las personas que se dirigen directamente al establecimiento a solicitar los servicios, quienes casi siempre lo hacen para celebrar eventos sociales.
Los EJECUTIVOS DE VENTA comercializan los espacios y servicios que brinda el establecimiento y elaboran el presupuesto que se discutirá con el cliente.
La SECRETARIA DEL DEPARTAMENTO, bajo la supervisión del Gerente de Banquetes, reserva los espacios (salones) que han sido vendidos por los Ejecutivos y bloquea la fecha y hora en que se va a llevar a cabo el evento, una vez que los solicitantes han depositado el treinta por ciento (30%) o más según la política del hotel y las condiciones establecidas en el Contrato de Servicio. Este Contrato de Servicio especifica los términos en que se llevará a cabo la prestación del servicio e incluye la Cotización ue se deriva del Presupuesto discutido entre la Ejecutiva y el usuario, la cual consiste en un resumen contentivo de los servicios que se van a prestar y los montos respectivos.
Una vez que se acerca la fecha de realización del evento, la Secretaria se encarga de elaborar las ÓRDENES DE SERVICIO y enviar la información a las áreas de Producción y de Servicios, así como a los diferentes departamentos y secciones del hotel involucrados en el evento, como, por ejemplo:
Ama de Llaves: velará porque el salón o área del evento esté debidamente limpio, a través de la Sección de Áreas Públicas; surte la lencería necesaria y asigna personal para el mantenimiento de la limpieza de los sanitarios.
Utilería (Steward): se encarga del suministro de las diferentes piezas de los cubiertos, loza y cristalería y otros accesorios; provee la cantidad de hielo requerida y asigna el personal que se encargará del depósito de útiles usados después del evento.
Mantenimiento: realiza los arreglos especiales de electricidad, pintura, carpintería y en algunos casos luces, sonido, video.
Recepción: por medio de la Sección de Uniformados o la de conserje, de acuerdo a como se acostumbre, se colocarán los avisos en las carteleras y la señalización del lugar donde se realizará el evento con la hora y el nombre del mismo.
Bares: el Encargado o Supervisor será el responsable de la preparación y, en ocasiones, del servicio de bebidas por tragos y botellas; se encarga de la solicitud y/o devolución al almacén de las bebidas que se utilizarán en el caso de que el usuario solicite al hotel no solo el descorche sino el suministro del licor.
Caja Departamental: se encargará de la facturación del banquete o evento; verifica que todos los consumos estén debidamente registrados y, cuando la ocasión lo amerite, designa cajero(s) para vender entradas o cobrar consumos.
Recursos Humanos: se ocupará de todo lo relativo a la contratación y pago del personal extra (mesoneros y ayudantes) conjuntamente con la Sección de Nómina.
Seguridad: prestará el servicio de seguridad y vigilancia, previa notificación.
Compras: en el caso que se requiera adquirir insumos o útiles especiales para el evento.
La ORDEN DE SERVICIO es el instrumento de comunicación entre el área administrativa y las áreas operativas.
De igual forma, la Secretaria prepara la LISTA DE CHEQUEO, instrumento que garantizará hacer un seguimiento minucioso de todos los servicios (internos y/o externos) contemplados para la realización del evento.
El Área de Producción
Tiene bajo su responsabilidad ELABORAR los alimentos que el cliente ha escogido de la extensa oferta de menús que se encuentran elaborados. De acuerdo con las necesidades de los diferentes tipos de banquetes, el servicio de alimentos puede ofrecer:
• Pasapalos fríos y calientes
• Hors d`Oeuvres fríos y calientes
• Canapés
• Estaciones (mesas de quesos, espejos y fuentes)
• Menú servido (desayuno, brunch, almuerzo, cena)
• Buffet
• Pastelería y dulcería
• Refrigerios
Coffee Breaks
La elaboración de estos alimentos está bajo la responsabilidad de la Brigada de Producción encabezada por el Sous Chef de Banquetes.
4. El Área de Servicio
Es la ejecutora de gran parte de lo convenido en el Contrato de Servicios. Su función principal es FACILITAR el consumo de toda la oferta contenida en los menús de alimentos y bebidas que puede ofrecer el Departamento, en un ambiente agradable e higiénico y con una adecuada presentación.
La responsabilidad de esta área recae sobre el MAITRE DE BANQUETES:
Es el encargado de los salones para banquetes o eventos
Ordena el arreglo de las áreas de acuerdo con el PLANO DEL SALÓN y con la ORDEN DE SERVICIO.
Dirige la brigada
Contrata el personal extra requerido
Se encargará de coordinar su equipo de trabajo para que realice las siguientes actividades:
El montaje del salón o área que se ha alquilado para llevar a cabo el evento: lo realizan los montadores de salones de acuerdo con el PLANO suministrado y bajo el control del Supervisor de Montaje de Salones, quien verificará que se han colocado las sillas, mesas, tablones o mesas para buffet, estrados, tarimas, pistas de baile, etc., de acuerdo con lo solicitado.
El acondicionamiento de mesas y sillas, cubiertas con los manteles, sobremanteles, servilletas y cubresillas, colocando las diferentes piezas de cubiertos, loza y la cristalería; colocándole los manteles y faldones a los tablones o mesas para buffet y a las mesas de las estaciones. Todas estas labores serán realizadas por los mesoneros, bajo la Supervisión del Capitán de Mesoneros.
El servicio de alimentos y bebidas podrá ser servido, en el caso de las bebidas, por trago, por medio de la bandeja, o en botella colocada directamente en la mesa; para los alimentos, se podrá emplear el servicio americano o el self service (buffet) que son los más acostumbrados por su rapidez y menor exigencia de personal.
El CAPITÁN DE BANQUETES tiene la responsabilidad de:
Supervisar y dirigir el personal bajo su mando
Supervisar y dirigir las tareas de arreglo y montaje del salón
Los MESONEROS son responsables de todas las tareas inherentes a la MISE EN PLACE y de surtir y atender a los participantes o invitados durante el servicio de alimentos y bebidas de acuerdo con lo convenido con el cliente. Cuentan con AYUDANTES quienes los apoyan en la mise en place y en la atención del público, pero con menor responsabilidad.
El BARMAN es el responsable de la preparación de las diferentes bebidas alcohólicas, así como del despacho de vinos y otras bebidas. Surte el bar y devuelve al depósito las bebidas no consumidas.
El SUPERVISOR DE MONTAJE DE SALONES tiene bajo su responsabilidad vigilar que la disposición del área del evento se realice en consonancia con los términos acordados en la contratación. Para ello cuenta con el MONTADOR DE SALONES quien se encarga de:
• Transportar y colocar el mobiliario y equipo del Departamento de Banquetes.
• Realizar los montajes de los salones según las órdenes de servicio.
• Lavar, limpiar y cuidar el mobiliario y equipo de banquetes.
• Ayudar a los utileros en los procesos de limpieza.
• Notificar cualquier falla que pueda existir en los salones.
• Ayudar a recoger la lencería limpia y sucia, trasladándola al Departamento de Ama de Llaves.
Por su parte, el Utilero se encarga de:
• Transportar la loza, la cristalería, cubertería, vajilla, menaje de servicio y de cocina, equipo y maquinaria menor.
• Ayudar al montador de salones en transportar el mobiliario de banquetes a los lugares indicados.
• Recoger y transportar la lencería limpia y sucia de los lugares indicados.
• Lavar, secar y colocar la loza, cristalería, cubertería, vajilla, menaje de servicio y de cocina y equipo y maquinaria menor.
• Limpiar el equipo de cocina, bares, offices y similares.
• Limpiar y lavar suelos, paredes y techos de las áreas de trabajo del Departamento de Alimentos y Bebidas.
• Seguir las instrucciones recibidas para el manejo de la maquinaria y uso de detergentes
Servicio Buffet
Representan en la actualidad la oferta más característica de los hoteles vacacionales. También, otros establecimientos de ciudad ofrecen, como mínimo, el buffet de desayunos.
Los buffets de almuerzos o cenas son más o menos vanados en función de las características de los alojamientos turísticos. En cualquier caso, se trata de una presentación de platos que permite al cliente elegir a su gusto y que puede disponer de un apoyo de personal para las reposiciones, desbaratado de mesas y, en algunos casos, para el servicio al cliente en el propio buffet.
Se caracteriza, básicamente por:
• Abundancia de oferta de alimentos, dispuestos en una larga línea, o en islas.
• Precio fijo, ya que la variada oferta de alimentos es previamente concertada con el cliente.
• Rapidez de servicio, por cuanto no hay tiempos de espera en la atención al comensal.
• La brigada de servicio pasa a ser un apoyo a los comensales mientras se sirven en el buffet, para desbarasar las mesas y para reponer las fuentes vacías en el buffet.
La presentación del buffet tiene que estar en consonancia con el tipo de alimentos que se ofrece. Aunque la oferta se disponga en forma de línea, el relieve y el color son necesarios para hacerlo visualmente atractivo. Las preparaciones se dispondrán de forma lógica, por zonas en las cuales se agrupen los alimentos atendiendo a su categoría (entradas, sopas y cremas frías, huevos, platos fríos, ensaladas, carnes, pescados, aves, pastas y arroces, vegetales cocidos, postres). Así mismo, a comienzo de la línea se dispondrán los platos para que el comensal los tome y se sirva.
Para este tipo de servicio, en las mesas se coloca en cada puesto cubiertos (cucharas, tenedores, cuchillos y cucharillas para postre); cristalería (copas para agua, vino blanco y vino tinto), plato de fondo (puede ser retirado de la mesa cuando el comensal pase al buffet); plato para pan; servilleta.
En líneas generales, y de acuerdo con lo señalado por Jesús Felipe Gallego en su libro Manual práctico de restaurante (ed. Paraninfo, 2001: 254), el buffet debe tener cuatro cualidades, que los franceses resumen con las siglas FRAC:
FRESCURA: materias primas frescas, platos recién hechos, etc.
RELIEVE: en el montaje, situando la oferta en distintas alturas y evitando las presentaciones planas.
ABUNDANCIA: en la oferta, o al menos debe dar esa sensación.
COLOR: colorido en la presentación, para evitar la monotonía visual y hacer la oferta atractiva.
Clases de buffets:
Buffet de desayuno. La composición del desayuno suele estar determinada por aspectos culturales (costumbres) de las diferentes sociedades. Pero al presentarse a manera de buffet la oferta es variada. Su contenido suele ser el siguiente: café e infusiones; jugos de fruta; tostadas, pan tostado; panquecas y waffles; bollería y panes (croissants, madalenas, plum cake, pan integral, entre otros); huevos (fritos, revueltos, tortillas); embutidos y salchichas frescas; cereales; frutas (frescas, preparadas, en almíbar); productos lácteos (yogurt, quesos, natillas, mantequilla); mermeladas. En Venezuela, aparte de lo mencionado, se incluye arepas, carne mechada, caraotas, entre otros.
Brunch. Es una comida que se sirve entre el desayuno y el almuerzo. La costumbre viene de Estados Unidos, donde acuñaron el término brunch como derivado de las palabras breakfast y lunch. Se sirve a partir de las 11 de la mañana, hasta las 3 de la tarde y, aparte de algunos de los componentes del desayuno, también incluye carnes frías y calientes; pescados ahumados; sopas; pastas y arroces; legumbres y vegetales; postres.
Buffet de almuerzo/cena. Se compone de hortalizas preparadas; ensaladas preparadas; sopas y cremas frías; huevos; pastas y arroces; pescados frescos y ahumados; carnes (de res, de ave, de cerdo, de cacería); fiambres y postres.
Buffet típico. Responde a las características culinarias de los distintos países e incluye preparaciones emblemáticas de la cocina particular de que se trate.
El servicio de Alimentos y Bebidas en banquetes
De acuerdo con el tipo de BANQUETE de que se trate, los invitados pueden estar SENTADOS o DE PIE. En consecuencia, el servicio de alimentos y bebidas presenta determinadas particularidades, según sea el caso:
Alimentos
SENTADO:
a) SERVIDO EN BANDEJAS: pasapalos, hors d’oeuvres, canapés.
b) ESTACIONES: son mesas estratégicamente dispuestas en el salón con ofertas específicas de alimentos, por ejemplo, quesos, embutidos, ahumados, entre otras Los comensales se dirigen a la mesa, se sirven por sí mismos o pueden ser atendidos por un personal destacado en la estación.
c) SERVICIO PLATEADO: conocido también como servicio directo. Los alimentos vienen de la cocina servidos en platos y son llevados a las mesas por los mesoneros.
d) BUFFET.
DE PIE:
a) SERVIDO EN BANDEJAS: pasapalos, hors d’oeuvres, canapés.
b) ESTACIONES.
Bebidas
SENTADO:
a) BANDEJA
SERVIDO: el licor lo lleva el mesonero servido en vasos. Se usa cuando los grupos son grandes.
SERVIDO EN EL MOMENTO: la botella con el licor la lleva el mesonero en la bandeja y lo sirve en el momento al comensal; se usa cuando los grupos son pequeños.
b) DESCORCHE
La BOTELLA ESTÁ EN LA MESA. La botella se ubica en la mesa y se sirve en el momento. Además, incluye la hielera, 2 botellas de agua, 2 de soda, 2 colas.
DE PIE:
a) SERVIDO (PALEADO)
b) SERVIDO EN EL MOMENTO.
Personal necesario para un evento o banquete:
Siempre es necesario un personal calificado para realizar los montajes y las preparaciones correspondientes aquí menciono el personal necesario para cualquier evento:
Personal que se encarga de:
vestir las mesas (personal de utilería en el hotel)
servir los alimentos y bebidas.
El cálculo del personal requerido para la celebración de un evento es importante porque es directamente proporcional a la CALIDAD DEL SERVICIO.
Capitán de Banquetes: es el organizador y está pendiente de los detalles.
Cocinero: es el que fríe los pasapalos, los hornea y monta las bandejas
Mesoneros: son quienes se encargan del servicio como tal y su número varía en atención al tipo de servicio y la cantidad de invitados/participantes:
A) SERVICIO SENTADO
a) Mesa redonda:
Puestos, plateado: 2 mesas por mesonero (en algunos casos se le agrega un ayudante al mesonero).
Puestos, buffet: 3 mesas por mesonero.
Puestos, pasapalos: 4 mesas por mesonero.
b) Mesa no redonda: 1 mesonero por cada 30 invitados.
B) SERVICIO DE PIE: va depender del tamaño del salón y del aforo.
1 mesonero por cada 30 invitados
Ayudantes para el descorche y pasapalos (Servicio de Bebidas y Alimentos)
1 ayudante por cada 3 mesoneros.
1 cocinero por cada 35 a 40 personas
TODOS ESTO DEPENDE DEL NIVEL ECONÓMICO DEL CLIENTE.
Proceso de planificación del evento
La organización de un evento se divide en TRES FASES en las que el ORGANIZADOR (hotel, agencia de festejos, centro de convenciones, empresa especializada) debe cumplir con determinadas FUNCIONES y tareas para garantizar la máxima eficiencia y la mayor calidad en la prestación de su servicio, lo cual logra mediante la adecuada coordinación de los recursos humanos, financieros y tecnológicos. En este sentido, las FASES en que se divide la organización de eventos se corresponden con las funciones del PROCESO GERENCIAL, tal como apreciamos en el siguiente cuadro:
I. PREEVENTO
A esta fase se asocian las funciones de investigación, planificación y organización.
1.1 INVESTIGACIÓN
Implica la recopilación de toda la información necesaria para conocer las necesidades y deseos del cliente (objetivos), sea este un PARTICULAR O UNA INSTITUCIÓN. En consecuencia, se parte de una serie de preguntas básicas:
• ¿Quién?: institución o persona que invita
• ¿Qué?: tipo de evento
• ¿Cuántos?: lista de invitados o público-meta
• ¿Cuándo?: fecha y hora
• ¿Dónde?: dirección o lugar
• ¿Cuánto?: presupuesto
Estas preguntas permitirán al organizador definir el evento en SINTONÍA con la expectativa y deseos del cliente y de ella se deriva un primer instrumento imprescindible: la LISTA DE INVITADOS O PÚBLICO META.
La lista de invitados debe especificar el tipo de público o invitados: ADULTOS (damas y caballeros) y NIÑOS(AS). Será empleada por el organizador para calcular lo siguiente:
• ESPACIO necesario (área) para la realización del evento
• Cantidad de ALIMENTOS Y BEBIDAS aconsejables
• PERSONAL DE SERVICIO requerido
• Mesas, sillas, vajilla, cristalería, cubertería, entre otros
• Número de INVITACIONES o ENTRADAS que deban imprimirse
En eventos protocolares o formales, la INVITACIÓN es un impreso (tarjeta, carta personalizada) mediante el cual se comunica a una persona el interés para que asista a un evento determinado. No obstante, muchas empresas se valen del correo electrónico para hacer circular sus invitaciones. Los elementos básicos que debe contener una invitación son los siguientes: a) Identificación de la persona o institución que invita con el logotipo; b) Tipo de evento (boda, congreso); c) Fecha y hora; d) Dirección; e) Tipo de traje (opcional); f) Número de personas con derecho a asistir (opcional), g) Asignación de mesa (opcional), y h) Confirmación de asistencia (opcional).
Por su parte, la ENTRADA, también denominada boleto o billete, es una tarjeta que permite al portador ingresar y ocupar un sitio en un evento determinado. En algunos casos, el portador debe pagar un importe para obtener la entrada. Los elementos básicos que debe contener una entrada son los siguientes: a) Institución organizadora con el logotipo; b) Tipo de evento (concierto, feria, exposición); c) Fecha y hora; d) Dirección; f) Asignación de asiento (opcional), g) Valor de la entrada, y h) Impuestos (municipal, IVA, entre otros).
1.2 PLANIFICACIÓN
Con base en lo investigado previamente, la planificación permitirá al organizador establecer las características del evento, lo cual hará posible calcular el PRESUPUESTO. Este instrumento es la expresión en CIFRAS de lo planificado. En este sentido, el presupuesto debe responder a dos de las preguntas básicas: CÓMO (deseos del cliente) y CUÁNTO (cantidades y monto de lo solicitado). En consecuencia, tiene que contemplar, como mínimo, lo siguiente:
• Salón o área (largo x ancho/altura) (PLANO DEL SALÓN O ÁREA)
• MONTAJE: techado (con o sin paredes) / sin techo (con o sin toldos) / TIPO DE MONTAJE
• Tablones, mesas, sillas y mantelería
• Vajilla, cubertería y cristalería
• Utilería general (bandejas, chafing dishes, fuentes, salseras, espejos, útiles de aseo, útiles de cocina, entre otros)
• Alimentos
• Bebidas (alcohólicas/ no alcohólicas) y hielo
• Personal de servicio
• Otros:
• Floristería y decoración
• Mantelería especial
• Audio, fotografía y video
• Sonido e iluminación
• Transporte
• Seguridad
• Valet parking
• Protocolo
• Repostería
• Entretenimiento
• Música en vivo, discplay, shows, juegos
• Tarimas, pistas de baile, pódium, toldos
El presupuesto va acompañado del CONTRATO; este documento es el instrumento que define la relación comercial entre el cliente y el organizador. Su estructura y términos varían de acuerdo con las condiciones específicas de cada organizador (hotel, agencia de festejos, centro de convenciones, empresas especializadas en organización de eventos). Entre los aspectos que se consideran en los contratos están los siguientes:
• Forma de pago (garantía/facturación final)
• Condiciones por variación en el número de invitados
• Condiciones generales de suministro de AyB
• Horario disponible del área (antes del evento, durante el evento)
• Pago por consumos adicionales
• Indemnización por daños ocasionados
• Utilización de equipos electrónicos
• Incumplimiento del contrato por parte del cliente
• Incumplimiento del contrato por parte del organizador debido a causas ajenas (huelgas, disputas laborales, motines, casos de fuerza mayor)
• Variación en los precios por inflación
• Inclusión o no de impuestos (IVA, Fondo de Turismo)
Tanto el presupuesto como el contrato se presentan al cliente a fin de que los considere y, de ser el caso, introduzca las modificaciones que crea pertinentes. Luego de la aprobación, el cliente deberá cancelar un adelanto como garantía de la ejecución del evento. Este adelanto o garantía varía de acuerdo con las exigencias del organizador, pudiendo ser equivalente al 20%, 30% o 50% del total presupuestado.
1.3 ORGANIZACIÓN
El siguiente paso, que corresponde a la función de organización, consiste en el “establecimiento de la ESTRUCTURA necesaria para la sistematización racional de los recursos”, lo cual se logra mediante la identificación de los responsables del evento, quienes conformarán los distintos COMITÉS. Por lo general, las INSTITUCIONES designan un COMITÉ ORGANIZADOR cuyos integrantes (presidente, vicepresidente, secretario y vocales) son la “cara visible” del evento, sobre quienes la máxima responsabilidad del evento y la definición del PLAN DE ACCIÓN.
El comité organizador, con base en el plan de acción, se apoya en subcomités específicos, cuyas funciones se definen en concordancia con la tarea que deben ejecutar. Entre los muchos comités que las instituciones designan mencionamos los siguientes: finanzas; programa técnico; promoción; prensa y difusión; programación; transporte; recepción y alojamiento; registro; protocolo; ambientación y decoración; alimentación y bebidas; imprenta y publicaciones; festejos; programa de acompañantes; protocolo; seguridad; comunicaciones.
El PLAN DE ACCIÓN habrá de ejecutarse en un tiempo determinado, el cual supone la elección de los CURSOS DE ACCIÓN (estrategias) necesarios para el logro de los objetivos. Dicho PLAN DE ACCIÓN es un esquema detallado de todas las acciones REALIZABLES Y CUANTIFICABLES que el organizador o el Comité organizador y su equipo deberán cumplir para alcanzar el objetivo. Por ello, debe contener lo siguiente:
Acción Responsable Fecha de cumplimiento Recursos asociados
Una vez determinado el plan de acción, se impulsan las tareas que de él se derivan, las cuales permitirán que el evento se realice de acuerdo con lo presupuestado. Para ello, el organizador emite la ORDEN DE SERVICIO. Mediante este instrumento, el organizador (empresa especializada, hotel, agencia de festejos, centro de convenciones) le informa a las personas involucradas en el evento los servicios que deben prestar. Dichas órdenes de servicio pueden ser internas (cuando el servicio lo prestan dependencias propias), o externas (cuando el servicio se subcontrata). Los hoteles, agencias de festejos y centros de convenciones poseen un formato estandarizado para las órdenes de servicio. Sin embargo, estas pueden hacerse en forma de memorándum. En cualquiera de los dos casos, la orden de servicio debe detallar lo siguiente:
• Nombre del evento
• Número de contrato
• Persona o institución responsable del evento con dirección, teléfonos y correo electrónico
• Fecha, lugar y hora del evento
• Cantidad de invitados
• Tipo de montaje
• Reserva del salón
• Cantidad, descripción y precios de AyB contratados
• Útiles requeridos
• Tipo de montaje
• Acondicionamiento del área (mantenimiento)
• Servicios especiales (decoración, sonido, iluminación, música, tarimas, pistas, recursos audiovisuales, entre otros)
Cada una de las órdenes de servicio se registrará en una LISTA DE CHEQUEO que servirá al organizador para hacerle seguimiento a los servicios requeridos por el cliente los días previos al evento y el propio día del evento. Esta lista de chequeo es un instrumento de control.
II. EVENTO
Se corresponde con las funciones gerenciales de DIRECCIÓN o EJECUCIÓN. Es la etapa en la que se pone en marcha todo lo planificado y se logran los objetivos.
Aparte de la LISTA DE CHEQUEO, previamente elaborada, el organizador se apoya en el PROGRAMA DEL EVENTO establecido por el Comité Organizador, en el cual se especifican las intervenciones con su horario, además de los recesos.
Así mismo, para uso interno de los organizadores, es recomendable la preparación de un GUIÓN DEL EVENTO que marque la pauta de inicio y fin de cada actividad, su responsable y la especificidad de la misma. Este guion contemplará actividades previas a la llegada de los invitados (montaje, pruebas de sonido e iluminación, disposición del buffet) actividades propias del evento (entrada de los participantes, sesión de fotografías, música de fondo, proyección de video, entrega de certificados, entre otros) y actividades finales, luego de la salida de los invitados.
III. POSTEVENTO
En esta fase se realiza la EVALUACIÓN del evento, mediante la encuesta (eventos institucionales) o entrevista (particulares). La encuesta o la entrevista sirven para evaluar el evento por parte de la empresa o persona que contrató el servicio y para tomar en cuenta los resultados para futuros eventos.
Finalmente, en esta etapa se elabora la FACTURA final, la cual debe ser un reflejo del presupuesto con los ajustes a que hubiera lugar, de acuerdo con las condiciones estipuladas al inicio de la relación comercial.
En el caso específico de EVENTOS INSTITUCIONALES, la organización del evento, en su fase de PREEVENTO parte de la presentación de un ANTEPROYECTO, “que sirve para lograr la aprobación de la idea. Allí se establece:
• Qué vamos a hacer (objetivo).
• Por qué debemos hacerlo (justificación).
• Cuánto costará (presupuesto aproximado y plan de financiamiento).
• Cuántos (lista de invitados o público-meta)
• Cuándo lo haremos (cronograma tentativo).
• Dónde se realizará el evento (lugar).”
Lograda la aprobación del ANTEPROYECTO, se elaborará el PROYECTO con costos definidos. “El proyecto debe llevar los siguientes pasos:
1. ESTUDIO Y PLANTEAMIENTO DE LA SITUACIÓN:
Investigación diacrónica: se investiga sobre el pasado de la organización a la cual se le va a elaborar el evento, su misión original, su desarrollo.
Investigación sincrónica: se analiza la misión actual, el estilo gerencial, la estructura y el clima organizacional.
2. DEFINICIÓN DEL EVENTO:
• Justificación (POR QUÉ se NECESITA este evento)
• Lugar y fecha
• Objetivos y metas (QUÉ se persigue con su realización)
• Público-meta (AUDIENCIA a la cual se pretende llegar)
• Identidad e imagen del evento
• Presupuesto (expresión en cifras de lo planificado)
• Comité Organizador (responsables de la concepción y organización)
3. IMPLEMENTACIÓN (responsables de la ejecución de lo planificado por áreas o comités)
• Área de Dirección
• Área de Asesoría o Staff
• Área Técnica
• Área Operativa
• Área de Planta Física
• Organigrama
4. POSICIONAMIENTO:
• Promoción
• Estrategias
5. CRONOGRAMA:
• Preevento (plan de acción)
• Evento (agenda o programa, guión del evento)
• Postevento (temas pendientes derivados, facturación, encuesta)
• 6. CONTROL Y EVALUACIÓN:
• Sumativa (del evento en sí en todas sus fases)
• Normativa (del evento en relación con otros similares)”
